一、 臺南市白河戶政事務所（以下簡稱本所）為辦理檔案法第十七條至第二十一條規定事項，特訂定本須知。
二、 申請應用檔案，應詳閱本須知，並至機關檔案目錄查詢網（網址https://near.archives.gov.tw/home），或由本所檔案管理業務承辦人利用檔案目錄管理系統、公文整合系統、公文線上簽核管理系統，代為查詢檔號、檔案名稱或內容要旨後，依作業程序辦理。
三、 申請閱覽、抄錄或複製（以下簡稱應用）本所檔案者，應以案件或案卷為單位，填具檔案應用申請書（如附件1）或以書面載明下列事項向本所提出申請：
(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。
(二)有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、 身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書 （如附件2）；如係法定代理者，應敘明其關係，並檢具相關證明文件影本。
(三)檔號、文(編)號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
(四)申請項目。
(五)申請目的。
(六)有使用檔案原件之必要者，其事由。
(七)申請日期。
四、 申請書送達方式得以親自持送或以郵寄、傳真等書面通訊方式為之；未以申請書申請者，受理人員應告知其應以書面申請。
五、 本所檔案申請案件得由辦公處檔案管理人員受理，受理後應先檢視申請書內容，如有不符規定或資料不全者，應通知申請人於七日內補正，不能補正或逾期未補正者，得駁回申請。
六、 檔案應用之審查依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。審查結果如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採分離原則，去除該限制公開或提供之部分，就其他部分公開或提供之。
七、 本所提供應用之檔案，以複製品為原則，申請人有閱覽或抄錄檔案原件之必要者，應敘明理由並經本所審認合宜，方得提供。
八、 本所受理檔案應用申請案件之准駁，應自收受申請書之日起三十日內為之。如有補正資料者，自申請人完成補正之日起算。
前項准駁決定，本所辦公處檔案管理人員應填具檔案應用准駁表（如附件3），以通知函書面回覆申請人。
九、 申請人至本所（辦公處）應用檔案時，應出示其審核通知函及身分證明文件正本或委任書等，備供受理或業務承辦人員查驗，以確認身份，並完成登記程序後，始得進入檔案閱覽處所。
十、 本所受理之辦公處將檔案交付申請人，應請其於檔案應用簽收單（如附件4）簽名。如交付之檔案為原件，應用時業務承辦人員並應全程陪同。
十一、 受理之業務承辦人應陪同申請人進入本所檔案閱覽室，並協助申請人閱覽、抄錄或複製檔檔案，如有飲食、吸菸、破壞環境整潔或妨害安寧等情事，應予勸告制止，經勸告制止仍不聽從者，應終止其閱覽，並於檔案應用簽收單記錄之。
十二、 受理之業務承辦人員應告知申請人，抄寫檔案時不得使用墨汁或墨水。
十三、 申請人應用檔案，應保持檔案資料之完整，如有發生下列情形者，業務承辦人員應立即停止其應用，並於檔案應用簽收單記錄之，其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦 。
(一)有添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二)拆散已裝訂完成之檔案。
(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
十四、 申請人應用檔案，應於本所檔案閱覽室內為之，未經本所人員同意不得將檔案擅自攜出該處所。
十五、 本所檔案之應用以上班時間為限，如未能於當日應用完畢者，應先辦理還卷，並由受理之辦公處於檔案應用簽收單註記應用情形，另行約定應用日期再行調閱。
十六、 檔案應用完畢，業務承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有第十二點各款情形，應於檔案應用簽收單註記後，並依第十二點第一項規定辦理。
十七、 申請人閱畢檔案應歸還並經點收無誤後，應於檔案應用簽收單上註記還卷，一聯交付申請人收執，一聯交還本所檔案管理人員備查。
十八、 申請檔案應用之費用，依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取，並開立收據併同檔案複製品，交予申請人。如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費新臺幣五十元。
十九、 本所開放應用檔案時間為星期一至星期五（例假日及國定例假日除外），上午9時至12時、下午2時至5時；如有其他特殊原因停止開放時，另行公告周知。
二十、 如有使用自備手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經許可後始得為之。
二十一、 光碟、微縮片等特殊媒體檔案，其申請程序亦同。