申請
Q1.什麼是檔案應用服務？
係指民眾向行政機關機申請閱覽、抄錄或複製檔案及關機提供應用之相關作業及程序，包括：
檔案應用申請
申請審核及回覆
準備檔案
閱覽抄錄或複製檔案
還卷及檔案應用統計事項
Q2.申請人檔案應用服務有那些資格限制?
一般民眾、本國法人、團體，均得依本所檔案及政府資訊開放應用須知，填具「檔案應用申請書」申請應用(惟未成年人應由其法定代理人為之)，限制開放檔案則限當事人或利害關係人（須提憑利害關係相關佐證資料），如委託方式者，需填具委託書。
Q3.申請應用本所檔案之作業程序及檔案應用閱覽室開放時間?
申請人可先利用「機關檔案目錄查詢網」，查詢本所檔案目錄後，事先填具「檔案應用申請書」，親自持送或書面通訊方式送本所申請。經本所審查檔案內容得以提供者，即發出書面審核通知書，申請人再依所約定的時間至本所檔案閱覽(開放時間為上午8:30至12:00及下午1:30至5:00，例假日及國定假日除外)應用檔案。
Q4.如何查詢所需申請的檔案目錄?
為便利民眾了解機關檔案資訊，目前國家發展委員會檔案管理局已建置「機關檔案目錄查詢網」，開放各機關檔案目錄網路查詢服務；民眾可不受時間及地點限制，經由機關檔案資訊單一查詢窗口，隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄。
網址：https://near.archives.gov.tw/cgi-bin/near2/nph-redirect?rname=simp_search&
Q5檔案應用申請書如何取得?
檔案應用申請書可逕向本所檔案閱覽之檔案管理人員索取或至本所網站下載使用。(電話:06-6852314)
審核
Q1.案應用應檢附哪些證件呢?
（一）申請人為個人：檢附個人身分證明文件影本。例如：身分證影本。
（二）申請人為營利事業或機關團體：檢附公司（商業）登記證明文件或法人登記證明文件影本及負責人身分證明文件影本，並加蓋營利事業或機關團體及負責人印章。
（三）如授權或委託代理人申請時，應另檢附委任書或授權書正本、代理人身分證明文件影本及加蓋印章。申請案件屬個人隱私資料者，請檢具身分關係證明文件。
Q2.案應用時，是否有限制每次申請之件數?
本所對於申請人每次申請應用檔案之件數並未加以限制，惟若申請應用之檔案數量龐大，機關可與申請人協商後分次提供。
Q3.何種檔案無法申請?
（一）不符合檔案應用範圍。
（二）申請應用的檔案有行政程序法第46條、政府資訊公開法第18條或檔案法第18條所定下列情形之一者，得拒絕其申請：
有關國家機密者
有關犯罪資料者
有關工商秘密者
有關學識技能檢定及資格審查之資料者
有關人事及薪資資料者
依法令或契約有保密之義務者
其他為維護公共利益或第三人之正當權益者
（三）申請之方式或要件不備，未能補正或屆期未補正者，依法逕行駁回申請。
准駁
檔案應用申請案件准駁期限為何?
本所受理申請後，會先審核案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，於7日內通知申請人期限內補正；逾期未補正或無可補正者，將駁回申請；最遲自受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。
付費
Q1.用本局檔案是否需付費?
閱覽、抄錄或複製本所檔案者，依國家發展委員會檔案管理局之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取費用。
閱覽、抄錄機關檔案，每 2 小時收取新臺幣 20 元；不足 2 小時，以 2小時計算。
複製以影印機黑白影印，B4(含)尺寸以下每頁收費新臺幣 2 元、A3 尺寸每頁收費新臺幣 3元。
複製檔案，如另需提供郵寄服務者，其郵遞費以實支數額計算，每次加收處理費新臺幣 50元。
Q2.可否攜帶助理人員共同進入檔案閱覽室？陪同人員是否比照收費?
應用檔案需助理人員陪同者，應事先申請並經核准後方得進入檔案閱覽室；因助理人員非獨立之申請人，自無須另行收費。
其他
申請檔案應用服務還需特別注意那些事項?
（一）抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定辦理。
（二）申請人閱覽或抄錄檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為。如有發生下款所列情形者，本所得停止其閱覽或抄錄；其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案
拆散已裝訂完成之檔案
以其他方法破壞或變更檔案內容
（三）任何檔案皆不允許攜離本所檔案閱覽室。
本所那些檔案可供申請應用？
A：本所依檔案法規定典藏之檔案，常見項目如門牌初次編釘申請資料、門牌整編紀錄、出生證明、改名申請書等等。
Q3.如何得知各機關典藏檔案相關目錄？
A：可透過國家發展委員會檔案管理局之機關檔案目錄查詢網查詢各機關典藏之檔案目錄。
網址：https://near.archives.gov.tw/cgi-bin/near2/nph-redirect?rname=simp_search&
Q4.誰可向本所申請檔案應用？
A：一般民眾、法人、機關團體或其授權之代理人、委任人得依本所檔案開放應用要點之規定申請應用檔案資料。
Q5.申請應用本所檔案之方式？
A：採事先提出書面申請方式（親自送件或郵寄）或線上申請。
Q6.如何取得本所檔案應用申請書？
A：可至本所索取，或逕由本所網站首頁、檔案應用專區下載。
Q7.本所答復民眾申請檔案應用准駁之時程為何？
A：應自受理申請書之日起30日內為准駁之決定後，以書面通知申請人審核結果。申請之程序不符或要件不備，應通知申請人於7日內補正。
Q8.本所檔案開放閱覽、抄錄或複製時間？
A：星期一至星期五（例假日及國定假日除外）上午8時30分至12時、下午1時30分至5時；若因其他特殊原因停止開放時，另行公告週知。
Q9.本所檔案開放閱覽、抄錄或複製之處所？
A：本所檔案開放閱覽、抄錄或複製之處所一律在本所閱覽室為之。
Q10.閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所？陪同人員是否比照收費？
A：助理人員共同進入閱覽場所是否收費乙節，按應用檔案而需助理人員伴隨者，應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所，因助理人員並非獨立之申請人，自無須另行收費。
Q11.本所檔案閱覽抄錄複製收費標準為何？
A：1.閱覽、抄錄或攝影政府資訊，每二小時收取費用新臺幣二十元；不足二小時，以二小時計算。
2.複製以影印機黑白複印，B4（含）尺寸以下每張收費新臺幣二元，A3尺寸每張收費新臺幣三元。
Q12.本所之機關名稱、地址、服務電話及傳真？
A：機關名稱：臺南市白河戶政事務所
機關地址：臺南市白河區永安里15鄰中山路111號
電話：06-6852314
傳真：06-6831704